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new_meeting_instructions.md

File metadata and controls

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Istruzioni per l'organizzazione di un nuovo meeting

Per definire la data del meeting, fare riferimento alle procedure definite per la Sede ospitante e fare riferimento a JUG Admins.

Quando la proposta di un talk viene accettata, bisogna chiedere al relatore di fornire Titolo e Abstract dell'intervento oltre a una sua breve Bio. Per pubblicare l'evento bisogna:

  • creare la pagina relativa al meeting sul sito www.jugmilano.it
  • mandare una mail sulla Mailing-List del JUG Milano
  • pubblicizzare l'evento su
    • Twitter
    • Linkedin
    • MilanoTechScene
    • ..e altri social (vedi sotto)

Dopo l'evento, bisogna aggiornare il dettaglio del meeting.

Verifica libro Manning

Manning offre gratuitamente al JUG Milano un libro in formato elettronico da estrarre fra i partecipanti all'incontro; il libro da estrarre deve essere in tema con il contenuto dell'intervento, e va scelto fra i titoli di Manning presenti in catalogo. Per info, scrivere a [email protected] una mail tipo questa:

Hi,
on ???, ??th it will be held a talk at JUG Milano about ???
( http://www.jugmilano.it/meeting-??.html ), and I was wondering
if we could have a free copy of the "???" ebook to raffle
for the participants of the meeting.

Thanks in advance and regards,

Creazione nuovo meeting sul sito

Per creare un nuovo meeting sul sito, è necessario creare un nuovo file nella directory /_posts del repository github del nostro sito. Il nome del file ha formato YYYY-MM-DD-meeting-NN.md, dove i placeholder Y, M e D hanno i soliti valori e N indica il numero del meeting: la data nel nome file dev'essere quella di creazione del file e non del meeting.

Il sito è basato su templating framework Jekyll; il contenuto del nuovo file dovrà essere strutturato come gli altri:

layout: old_meeting
uid: meetingNN
title: "JUG Milano Meeting #NN"
date: YYYY-MM-DD 00:00
meetingdate: YYYY-MM-DD
description: foo
speaker: bar
abstract: foobar
bio: barfoo
location: lo Spazio Venini42
thanks: grazie all'ospitalità di LinkMe e Mikamai
address: Via Venini 42
map: https://www.google.it/maps/place/Venini42/@45.490556,9.2131888,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4786c6de20e6362f:0xc95afb6f555f4ed6!8m2!3d45.490556!4d9.2153775
slides:
video:
code:

I campi hanno questi valori/formati:

  • layout può avere valore old_generic oppure new_generic; dopo che il meeting è stato tenuto, il valore va spostato da new_generic a old_generic, il ché significa che il template utilizzato per visualizzarlo passerà da templates/new_generic.flt a templates/old_generic.ftl.
  • uid contiene l'identificativo del meeting, nella forma meeting## dove il caratter '#' è un numero. Era stato introdotto per testare l'integrazione e generazione dei vCal direttamente con Jekyll, ma attualmente non viene usato per altri scopi e non è mandatory.
  • title contiene la scritta che verrà visualizzata in alto sopra il tito del meeting nella pagina di dettaglio del meeting
  • date deve essere uguale alla date del nome del file, e quindi la data di creazione del file del nuovo meeting (perché Jekyll dalla versione 3 non permette di visualizzare post che abbiano data antecedente alla data corrente)
  • meetingdate è la data in cui si terrà il meeting
  • description è il titolo dell'intervento
  • speaker è il nome (o i nomi nel caso ci sia più di un relatore) dello speaker
  • abstract è l'absrtact dell'intervento
  • bio è la bio del relatore; nel caso ci sia più di un relatore, si usa dell'HTML nella bio per separare le bio di ogni relatore (si veda il meeting89 per un esempio)
  • location si può copincollare dal meeting precedente (a meno che non si sia cambiata sede dell'incontro)
  • thanks si può copincollare dal meeting precedente (a meno che non si sia cambiata sede dell'incontro)
  • address si può copincollare dal meeting precedente (a meno che non si sia cambiata sede dell'incontro)
  • map si può copincollare dal meeting precedente (a meno che non si sia cambiata sede dell'incontro)
  • slides l'URL delle slide dell'intervento; nel caso il relatore fornisca un file PDF (e non un URL), il file si può committare/pushare nella directory /_site/pdf e linkare direttamente da github
  • video l'URL del video della registrazione
  • code il link al repository dei sorgenti del codice utilizzato/visualizzato nell'intervento

Nessuno dei valori di questi campi può contenere il carattere ':', che è un carattere riservato di Jekyll. ma si può usare dentro una string-literal nello YAML.

Testing del nuovo incontro

Vedi README.md nella root di questo repositori per l'esecuzione del rendering del sito in locale.

Quando il rendering è completo, si può pushare sul repo e nel giro di pochi secondi il nuovo meeting sarà visualizzato sul sito http://www.jugmilano.it .

Bozza autogenerata per la Mailing-List, Socials, etc

Il template dei nuovi meeting genera nel HTML finale un DIV nascosto che se messo visibile nel browser (tasto dx, inspect, modifica) contiene diverse utili bozze per l'utilizzo in mailing-list, per i social, etc. Questo perché più che automazione completa, ho trovato utile avere una traccia pronta per le comunicazioni.

Mail alla ML

In alternativa all'uso della bozza autogenerata di cui sopra, si può fare riferimento all'ultima email di announce sulla mailing list.

La mail alla mailing list ha solitamente questo formato:

Ciao a tutti,
siamo lieti di annunciarvi che il prossimo incontro del JUG Milano si terrà $DATE.

Questo il programma:
h 19:00 - JUG news e attività in corso
h 19:10 - "$TITLE", a cura di $SPEAKER
h 20:30 (circa) - Estrazione licenza per IntelliJ Idea

Potete trovare maggiori dettagli e registrarvi per l'incontro direttamente sul nostro sito:
http://www.jugmilano.it/meeting-$MEETING_NUMBER.html

Dopo l'incontro, per chi vorrà, ci mangeremo una pizza condita da chiacchiere tecnologiche.

Vi aspettiamo!

Pubblicizzare l'evento

Per pubblicizzare l'evento, solitamente pubblichiamo la notizia au alcuni social network

Twitter

L'unica difficoltà su Twitter è far stare qualcosa di comprensibile in 140 caratteri

LinkedIn

Qui Matteo è più esperto di me su come fare per dargli più visibilita. Grazie! Crare il post come "announce"

Calendario MilanoTechScene

In questo momento è il mio indirizzo a essere associato al calendario di MTS, per cui posso farlo solo io. Non sono sicuro si possa fare con l'indirizzo [email protected] perché è un alias. Attualmente è associato a ciascun account google personale.

Calendario jugmilano

Sto segnando gli appuntamenti su un calendario pubblico ad-hoc.

Facebook (sperimentale)

Una pagina Facebook era stata create via sperimentale ed in seguito a feedback ricevuti durante il boot a Codemotion, ho aperto una pagina su Facebook per il JUG Milano e sto inserendo i vari announce, similmente a LinkedIn, come "note". Ora contiene un "pinned" post che invita a far riferimento al sito/mailing-list/canale youtube.

Eventbrite

Abbiamo iniziato ad usare con forti ritorni positivi Eventbrite ancor prima del dilagare del human malware del 2020. È utile continuare ad usarlo anche per eventi completamente online, sia per promozione, sia come utile reminder per gli attendees. Il nostro gruppo si trova a: https://www.eventbrite.com/o/jug-milano-28234569107

Codemotion Communities agenda meetups "aperitech"

Sul sito Codemotion communities vengono promossi gli eventi: https://community.codemotion.com e rilanciati nella loro newsletter. Per aprire un evento si usa il pannello di gestione: https://my.codemotion.com/#/communities#management

Aggiornamento del sito dopo l'incontro

Dopo che il meeting si è tenuto, bisogna ricordarsi di modificare il campo layout del file dell'incontro da new_generic a old_generic. Inoltre, se disponibili, vanno aggiunti anche i riferimenti alle slide, al sorgente e al video dell'intervento.

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